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E-Mail Archivierung

Rechtssicher | Schnelle Suche | Schutz vor Datenverlusten

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt, für den Umgang sowie der Archivierung von E-Mails „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).

Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.
(Outlook, Microsoft Exchange, Tobit David)

Damit Sie allen rechtlichen Anforderungen gerecht werden stellen wir die Software des Weltmarktführers in E-Mail Archivierung als managed Service in unserem Rechenzentrum kostengünstig für Sie bereit. Mit unseren managed Service können Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren. Alle Preise sind inklusive Updates/Wartungsarbeiten, Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren, Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen.

Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge

Zuverlässige Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben

Vereinfachung von Backup und Restore

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server

Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO

pro Postfach

Speicher pro Postfach

zuverlässig & rechtssicher

Trust

Was muss archiviert werden?

– Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,

– die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
– Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
– Buchungsbelege
– sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

AES256 verschlüsselte E-Mail Archivierung

Höchste Sicherheit und Verfügbarkeit

Einhaltung Datenschutzstandards nach DSGVO

Rechtliche Sicherheit für Ihr Unternehmen

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen. Mit Hilfe unseres Managed Service kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.

Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:

– § 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
– § 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
– § 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche

Wir freuen uns auf Ihren Kontakt.

BES Systemhaus GmbH
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91126 Schwabach

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