E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Besonders der rechtliche Aspekt der Archivierung ist sehr vielschichtig und von zahlreichen Grauzonen geprägt.

Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt, für den Umgang sowie der Archivierung von E-Mails „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD).

Die Ablage der Daten in einem Dateisystem erfüllt diese Anforderungen nicht.

Damit Sie allen rechtlichen Anforderungen gerecht werden stellen wir die Software des Weltmarktführers in E-Mail Archivierung als managed Service in unserem Rechenzentrum kostengünstig für Sie bereit. Mit unseren managed Service können Sie den Aufwand und die Kosten für das Projekt „Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung“ auf ein Minimum reduzieren. Alle Preise sind inklusive Updates/Wartungsarbeiten, Sie müssen weder Hardware anschaffen noch zusätzliche Software lizenzieren, Wir stellen sicher, dass auch bei steigendem E-Mail-Volumen die notwendigen Server- und Storage-Ressourcen bereitstehen.


 

 


 

Was muss archiviert werden?

– Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
– die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
– Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
– Buchungsbelege und
– sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:

– § 162 AO3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
– § 283 StGB4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
– § 280ff. BGB5 und § 241 Abs. 2 BGB6: Schadensersatzansprüche


Rechtliche Sicherheit für Ihr Unternehmen

Geltende rechtliche Anforderungen zwingen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar aufzubewahren. Kommt die Geschäftsführung dieser Pflicht nicht nach, drohen empfindliche Sanktionen.
Mit Hilfe unseres Managed Service kann Ihr Unternehmen diese Anforderungen zuverlässig erfüllen und gleichzeitig alle weiteren Vorteile moderner E-Mail-Archivierung für sich nutzbar machen.

– Erfüllung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen
– Schutz vor Datenverlusten
– Entlastung von E-Mail-Servern und Abschaffung von PST-Dateien
– Reduzierung von Storage-Anforderungen
– Vereinfachung von Backup- und Restore-Prozessen
– Schneller Suchzugriff auf alle E-Mails steigert die Produktivität


Vorteile der E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen in keinem Unternehmen fehlen. Aber auch über die rechtlichen Aspekte hinaus bietet die E-Mail-Archivierung zahlreiche weitere technische und wirtschaftliche Vorteile.

Rechtliche Sicherheit
Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muss über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht zudem die Nutzung von E-Mails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres Managed Service können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Server entlasten und IT-Kosten reduzieren
Gerade in größeren Unternehmen stellt das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen eine Herausforderung dar. Steigende Storage-Anforderungen und immer komplexer werdende Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. Durch die Auslagerung von E-Mails in Managed Service kann diese Entwicklung nachhaltig vermieden werden.

Abschaffung von Postfachbegrenzungen und PST-Dateien
Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien als Mittel zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung mit ManagedArchiveService überflüssig.

Schnelle Suche steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser ManagedArchiveService ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen.

One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von ManagedArchiveService können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.